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FAQ zu Hopin.com

Fragen und Antworten zu den Veranstaltungen in Hopin generell und zu dem Service Management Forum speziell.

Hopin ist nicht einfach nur so etwas wie Zoom oder TEAMs oder Webex. Hopin bildet eine kleine interaktive Messe ab, mit Bühne und Räumen, Ständen etc. Da lohnt es sich einige Fragen zu beantworten. Nicht zuletzt, weil der Hersteller aus den USA eher englischsprachige Informationen bereitstellt.

Fragen zur Teilnahme

Welcher Anforderungen stellt Hopin für den Besucher?

Hopin läuft am sichersten mit dem Browser Chrome und auf einem Laptop.

Smartphones werden etwas klein ein. Pads sollten wie Laptops gut zu verwenden sein.

Die Netzanbindung ist nicht höher als für andere Kollaborationstools auch. WLAN -Anbindung wird nur selten wirklich Spaß machen.

Wie melde ich mich an?

Normaler weise wird ein Ticketsystem mit der Plattform verbunden sein.

Die Sitzungen auf den Hauptbühnen können über YouTube geteilt werden. Hier sind nur die Sprecher im Bild, nicht die Teilnehmer. itSMF wird einen betreuten Kanal für Fragen bereit stellen.

Muss ich mich als Teilnehmer für die Sessions anmelden?

Hopin ermöglicht ein freies Wechseln der Räume. Daher ist eine Anmeldung für die Sessions und Räume nicht geplant. Sollten die Kapazitäten zu Gering sein, wird itSMF spontan auf die Bühne oder eine andere Plattform gewechselt.

Wie öffentlich ist meine Teilnahme?

Der itSMF als Veranstalter wird keine Sessions ohne deutlichen Hinweis mitscheiden oder gar Streamen. Nur in den Sessions werden Teilnehmer in der Lage sein direkt mitzureden oder im Bild zu sehen sein.

Kann ich Kontakt zu Besuchern aufnehmen?

Es gibt ein Chat/Networking Tool in Hopin, dass itSMF grundsätzlich freischalten aber zeitlich beschränken wird.

Die Kommunikation mit den Ausstellern läuft vergleichbar.

Wie funktioniert die Bezahlung des Eintritts/ Tickets?

Wir nutzen einen Service Provider, der die Zahlung anbietet.

Auf Wunsch können wir nach Ende der Veranstaltung aus den Besucherdaten eine Rechnung erstellen. Die No-Show Rate wird direkt von der itSMS GmbH erhoben. Senden Sie uns frühzeitig eine Nachricht, damit wir ihr Ticket ggf. annullieren können. No-Show Gebühren sollen verhindern, dass wir Teilnehmer abweisen müssen, obwohl noch Platz wäre.

Rund um Werbung und Austeller

Gibt es Stände in Hopin?

Ja die „Booth“ in Hopin bilden einen einfachen Messestand mit Video und Link ab.

Wie sieht es mit Werbung aus?

Hopin kennt Gold, Silber und Bronze Level für die Präsentation der Sponsoren.

Die Größe der Logos wird durch die Plattform vorgegeben. Der itSMF bietet diese Möglichkeit für einzelne Veranstaltungen oder für alle Veranstaltungen eines Jahres an. Mit dem Veranstalter können andere Formen abgesprochen werden, wie das Sponsoring des Rahmenprogramms.

Referenten /Speaker Fragen

Muss ich mich anmelden, auch wenn ich Speaker bin?

Unbedingt! Erst nach der Anmeldung kann der Veranstalter fehlerfrei die Speaker Liste erstellen.

Bei der Anmeldung können Profildaten gepflegt werden. Der Speaker ist also Teilnehmer und kann daher auch angesprochen werden. Es kann eine gesonderte Ticket Form geben. Üblicherweise bietet der itSMF ein kostenfreies Ticket für Speaker an.

Gibt es ein Backoffice?

Nur für die Bühne!

Es gibt einen Vorbereitungsbereich (Backoffice) nur für die Bühne. Der Zugangslink wird durch den Veranstalter getrennt zugesendet. Dort kann ohne Einsicht der Teilnehmer mit dem Administrator getestet werden.

Wie funktioniert die Freigabe des Bildschirms auf der Bühne?

Nur bei der Bühne (STAGE) gibt es einen Backstage Bereich.

Die Freigabe ist erst nach generellem Start durch den Administrator für alle Gäste zu sehen.

Der Administrator schaltet die Bühne online und mit einige Verzögerung wird ein (nur ein) Bildschirm freigeschaltet. Erst wenn kein Bildschirm freigeschaltet ist, kann der nächste Referent seinen Bildschirm teilen.

Ablauf in Schritten:

  • Alle treffen sich im Backoffice
  • Die Freischaltung wird getestet
  • Wenn alle zufrieden sind, schaltet der Admin Freitag
    • Alle, die Ihre Kamera frei geschaltet haben sind unter dem freigeschalteten Bildschirm zu sehen.
    • Wer die Kamera deaktiviert, verschwindet von der Bühne
  • Die Freigabe erfolgt durch die Referenten
    • Beenden der Freigabe des Vorgängers
    • Freischalten des eigenen Bildschirms

WICHTIG: Wer zu einer laufenden Session über den Backoffice Link dazu kommt, ist sofort mit Bild und Ton zusehen!

Wie funktioniert die Freigabe des Bildschirms in einer Session?

Eine Session ist ein Besprechungsraum unter Gleichberechtigten.

Hier erfolgt die Freigabe durch den Referenten. Es gibt keinen Administrator in einer besonderen technischen Rolle. Es gibt kein Backoffice. Daher wir eine technische Session eingerichtet, in der Hilfe angeboten wird. Grundsätzlich können 20 Teilnehmer ihre Bildschirme abwechselnd teilen und unendlich viele Gäste zu hören.

Eine Schaltverzögerung ist möglich.

Wie bereite ich meinen Vortrag und Folien vor?

Der Referent nutzt seine Technik für den Vortrag

Ob PDF oder ein anderes Format gewählt wird, ist grundsätzlich die Entscheidung des Referenten. PDF ist sicher und attraktiv genug. Der itSMF empfiehlt dieses sichere und schlanke Format. Vor allem da die Beliebtheit von Animationen in Präsentationen stark zurückgegangen ist.

Wie kann ich mich in meine Session einloggen?

Geht nicht. Man besucht eine Messe/Veranstaltung und darf wechseln, wann man will.

Mit welchem zeitlichen Vorlauf muss ich mich für meine Session einloggen?

Geht nicht, wenn Sie im Scheduler da ist, kann jeder eintreten

Welche technischen Voraussetzungen / Empfehlungen gibt es? (Browser etc.)

Zum wiederholten Mal: Edge, Chrome oder Safari

Wo bekomme ich bei Bedarf technischen Support (bzgl. Hopin etc.)?

 Ja wie beim letzten Mal besprochen und an alle angemeldete versendet: es gibt eine Session nur dafür.

Bringe ich meinen Foliensatz zur Session mit oder sende ich ihn vorab an das itSMF / die itSMS?

 Ja wer sonst?

Rufe ich meine Folien von meinem eigenen Rechner auf oder stellt der Moderator den Präsentationsrechner und ruft den Foliensatz dort auf?

 Natürlich.

Wird von mir ein Handout erwartet? Bis wann soll ich es dem itSMF zusenden? Wem wird es zur Verfügung gestellt (allen itSMF-Mitgliedern, allen angemeldeten SMF-Teilnehmern, public auf der itSMF-Webseite)?

Das sollte der Betreuer vorab klären. Wir verteilen kein Handout, sondern – wie seit Monaten in der Planung – machen wir ein Magazin mit Nachlese.

Also wird die itSMS alle Referenten nochmal anschreiben. Wir wollen die Unterlagen als Sicherheit haben, falls es technische Probleme gibt, damit einer von uns die Folien aufrufen kann und die Sitzung retten kann.

Wie werden die Fragen aus dem Publikum gesammelt und abgearbeitet? Gibt es ein Chat-Tool?

Ja. Das ist die Aufgabe des Moderators. Es gibt in der Session kein Publikum in dem Sinn. Alle sitzen an einem Tisch. Daher gibt es auch eigentlich keinen Referenten. Das ist nur auf der Bühne anders.

Ruft der Moderator die Fragen aus dem Chat auf oder muss ich das als Referent selbst tun bzw. das im Blick behalten?

Das klärt man doch Fallweise mit dem Referenten. Eine Session ist wie eine TEAMS-Sitzung. Jeder der berühmten 20 kann den Bildschirm übernehmen oder sprechen

Kann ich als Referent mit meinem Login auch an allen anderen Sessions teilnehmen?

 Nochmal: Session gleich Raum. Der Raum ist offen. Jeder darf wechseln, wie und wann er will.

Ja. Und an anderen Veranstaltungen, wenn er ein Ticket hat. Das ist allerdings vielen völlig unklar und eine wichtige Sache! Das Login ist für die Plattform, Das Ticket für die Veranstaltung.

Wo melde ich mich, falls ich z.B. krankheitsbedingt kurzfristig ausfallen sollte?

Bei dem jeweiligen Betreuer des Streams, beim Vorstand, bei mir (Christof Huschens): ceo@itsms.net (und dann beim Arzt 😉)

Was mache ich, wenn mein Moderator ausfällt oder ich ihn nicht erreiche?

Erst weinen.  Dann entweder alles selbst. Oder der Referent meldet sich in die Technik Session.

Haben wir eigentlich schon eine Hopin-Umgebung, mit der man mal ein bisschen herumspielen kann, damit während der Tagung nicht unnötig Stress durch die Tool-Bedienung entsteht?

Es gibt eine Session ab 15:00 mit Technik Hilfe am 14.  und 15.4.

Session kosten Geld. Aber „herum spielen“ erlaubt Hopin auch ohne Session incl. Webinare und Schulungen. Für unsere Referenten planen wir normalerweise am Wochenende vorher eine Test-Veranstaltung.

Auf YouTube gibt einige Tutoriums Beiträge, die recht gut sind.

Gibt es da im Rahmen der Vorträge/Diskussionsrunden auch die Möglichkeit von Breakout-Sessions zur (Vor-)Diskussion von Themen im kleineren Kreis?

Die Sessions sind nicht mit Frontal Themen gefüllt. Es sind Breakout-Sessions. Sie dienen zur Diskussion im kleinen Kreis. Geplant sind maximal 20 Minuten Beitrag. 40 Minuten Aussprache sollte genügen. Es gibt die Möglichkeit die Teilnehmer im Chat anzusprechen. Es gibt die Möglichkeit 3 Minuten lange Kontakte zu initiieren. Wenn akuter Bedarf besteht, kann der Administrator, über das Hilfe Forum angefragt, eine weitere Session sofort öffnen.

Gibt es auch die Möglichkeit, Tools für mehr Interaktion mit den Teilnehmern zu nutzen? z.B. Umfragen-Tool, Virtuelles Whiteboard. Und werden von Ihnen Tools gestellt?

Es gibt auf jeden Fall die Möglichkeit ein Umfragen-Tool zu nutzen, entweder von Hopin oder Forms von Teams. Dies kann nur über den Administrator erfolgen, von daher bräuchten wir bitte die jeweiligen Fragen, damit wir alles organisieren können.

Ein virtuelles Whiteboard gibt es leider nicht, aber der Referent kann natürlich den von Teams benutzen, da dies von seinem PC aus läuft und er seinen Bildschirm dementsprechend teilen kann.

Sie werden ihren Bildschirm übertragen können, daher kann alles was Sie an Tools zu Verfügung haben, angezeigt werden. 

Wie loggt er sich als Speaker in der laufenden Konferenz SMF2021 mit ein paar Minuten Vorlauf in seine Session ein?

Es gibt eine Session Technik die ab 15:00 läuft. Die anderen Sessions werden erst aktiv nach den im Scheduler festgelegten Zeitangaben.

Per Klick auf einen Link und drin ist er? Oder muss er sich mit seinen Credentials in die Konferenz einloggen und dann den Stream / die Session auswählen?

Er muss sich natürlich bei Hopin anmelden. Die Anmeldung gilt generell für die Plattform. Das Ticket für die Veranstaltung. Mit dem Link landet der Teilnehmer an der Reception und kann von dort aus, dahin wechseln, wo eine Aktivität als laufend terminiert ist. Die Session Räume sind wie in TEAMS ohne Moderatorfunktion.

Wie kommen Fragen aus dem Teilnehmerkreis rein? Per Chat-Funktion innerhalb  Hopin?

Es können 20 Personen Ihr Mikro und ihre Kamera freischalten. Natürlich gibt es einen Chat für jeden Raum. Den sollte der Moderator beachten.

Kann man Abfragen in die Session einbauen? Kann man das direkt in Hopin einbetten? Oder erfolgt das separat?

 Es gibt eine eigenes Tool in Hopin, das mit der Session startet, also für Live Abfragen gut ist. Wir können keine externen Tools anbinden. Die Administratoren können gerne eine Hopin-Anfrage Live Umfrage machen.

Wir – itSMS GmbH -nutzen für Anfragen, die länger dauern entweder TEAMS (Modul Forms kostenfrei) oder Survey Monkey (bezahlt).  Aber nur bei min. 4 Arbeitstagen Vorlauf.

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