Zum Selbstverständnis der itSMS GmbH
Mit dem neuen Vorstand hat sich eine Zielbeschreibung für die itSMS GmbH etabliert als Serviceorganisation für Mitglieder und Verein. Die Refinanzierung der Vereinstätigkeiten, ohne die finanzielle Gesundheit zu gefährden, steht in Corona-Zeiten ganz oben an. Die bisherigen Modelle wurden auf den Prüfstand gestellt und können nicht einfach weiter verfolgt werden.
Die itSMS GmbH ist also Service Provider für Verwaltung und Außendarstellung des Vereins.
Programm Modernisierung der Öffentlichkeitsarbeit
Vorstandsblog itsmf.blog
Um die Vorstandarbeit transparenter zu gestalten, ist dieser von unserem Provider erstellter Blog online. Die Beiträge werden, soweit das sinnvoll ist, in weiteren sozialen Medien wiederholt werden. Dieses Projekt ist sehr weit und sollte im Januar starten.
Online Magazin und Print
Die Sichtbarkeit des Vereins litt in der Vergangenheit auch daran, dass die wertvollen Inhalte des Magazins nur unvollkommen online zugängig sind. Die Umstellung auf ein Online Magazin für unsere Mitglieder ermöglich neue Leistungen, wie verknüpfen mit anderen Artikeln, Kommentare oder die Anbindung von Videos. Mit diesem Konzept werden einige Schwächen der alten Website aufgehoben.
Das Projekt startet nach einer längeren Auswahlphase des Providers in diesen Tagen und wird bis zur Jahrestagung produktiv sein.
Website erneuern
Die Website war mit einem veralteten Typo3 Template in einigen Bereichen nicht mehr sinnvoll zu pflegen oder gar auszubauen. In den Wirren der „dunklen Zeit“ des Vereins ist hierzu wenig geschehen und wichtige Fäden zu an diesen Themen aktiven Mitgliedern abgerissen.
Eine mit Inhalten gefüllter dialogfähiger Prototyp ist entwickelt. Der Zugang kann gerne erfragt werden.
Internes
Die itSMS GmbH hatte ein Büro in Gießen unterhalten und einige Mitarbeiter in Home-Office angebunden. Dies war unter den Umständen eines faktisch nicht erreichbaren Geschäftsführers und der Abwesenheit aller Angestellten bis zum November kaum zu handhaben. Herr Sämann hat die Firma nunmehr zum 31.12.2020 verlassen, ohne den Krankenstand zu verlassen. Wir wünschen Ihm viel Gesundheit.
Das Büro in Gießen wurde aufgelöst und die Aktenbestände vor 2018 ungeprüft archiviert. Eine Aufarbeitung der Ablage von 1.1.2020 wurde mit immensem Aufwand durch die Mitgliederverwaltung geleistet.
Ablösen der IT Infrastruktur
Es wurde ein SharePoint (2010) genutzt dessen Struktur sehr gewachsen und nicht immer nachvollziehbar war. Zur Orchestrierung der Ablage und der Lizenzen ist die Organisation als verteilte virtuelle Firma auf der Basis von Office 365 neu aufgebaut worden.
Daher können neue Leistungen, wie Online Buchung von Besprechungen, Unterstürzen von Online Sitzungen etc. leichter erbracht werden.
Ablösen fehlerhafte Buchhaltung
Die Verwendung von 2 getrennten Buchhaltungssysteme durch wechselnde Mitarbeiter nach abweichenden Regeln bedient, hatte in der Vergangenheit zu eklatanten Fehlbuchen und falschen Übernahmen von Daten geführt. Wir haben zwar keine finanziellen Verluste oder Einbußen zu verkraften, aber einen deutlich erhöhten Mehraufwand.
Mit hohem Aufwand – und um den Preis einiger Irrläufern aus vergangenen Jahren- wird zurzeit auf DATEV Online umgestellt.
Neue Bankverbindung
Die Vernachlässigung des Wechsels der Geschäftsführung und der Rücktritte aus dem Vorstand durch den Altvorstand hat GmbH und Verein über Monate von einem funktionierenden Bankzugang ausgeschlossen.
Der gleichzeitige Wechsel der Geschäftsführung und des gesamten Vorstandes hat zu Unstimmigkeiten mit der Bank geführt. Zurzeit streben wir den Wechsel der Bank an und werden daher Jahresrechnungen verspätet versenden. Es wird für einige Mitglieder auch sinnvoll sein, neue Lastschriften auszustellen. Die itSMS GmbH wird dies im Auftrag des Vereins so schnell es geht bearbeiten.
Versand durch externen Service Provider
Im Zuge der Auflösung der Geschäftsstelle in Gießen wurde ein kleiner Transporter der Sprinterklasse mit gelagertem Material, Büchern und Versandartikel zu dem Service Provider REHA GmbH transportiert. Die REHA wird das Handling von Bestellungen und Lieferungen, angestoßen von der Mitgliederverwaltung, übernehmen. Wir sind damit verlässlicher, ausfallsicher und sogar preiswerter organsiert.